Free Essay

Accounting

In: Business and Management

Submitted By fadzlyien
Words 3486
Pages 14
LAMPIRAN E

TATACARA PENYENGGARAAN DAN PENYESUAIAN BUKU VOT

KANDUNGAN

PERKARA MUKA SURAT

1. TUJUAN 1

2. TAKRIFAN 1

3. TATACARA PENYENGGARAAN BUKU VOT 3

1. Definisi Buku Vot 3 2. Tujuan Buku Vot 3 3. Format Buku Vot 4 4. Penyenggaraan Buku Vot 4 5. Tanggungjawab Pegawai Yang Memperaku Waran 5 Dan Baucar 6. Cara Merekod Urusniaga Di Dalam Buku Vot 5

4. TATACARA PENYESUAIAN BUKU VOT 11

1. Penyesuaian Buku Vot 11 2. Penyata Penyesuaian 3. Laporan Terperinci Perbelanjaan 11 4. Sebab Perbezaan Di Antara Buku Vot Dan Laporan 12 Terperinci Perbelanjaan 5. Kepentingan Penyesuaian Buku Vot 13 6. Format Penyata Penyesuaian 13 7. Prosedur Dan Tatacara Penyesuaian Buku Vot 14 8. Penyerahan Penyata Penyesuaian 16

TATACARA PENYENGGARAAN DAN PENYESUAIAN BUKU VOT

1. TUJUAN

Garis panduan ini bertujuan untuk memberi panduan kepada Kementerian/ Jabatan/Pejabat Perakaunan berkaitan dengan tatacara penyenggaraan dan penyesuaian buku vot.

2. TAKRIFAN

2.1 Debit Apa-apa amaun atau kenaan yang mengurangkan baki peruntukan di bawah sesuatu vot perbelanjaan.

2.2 Kredit Apa-apa amaun yang menambah baki peruntukan di bawah sesuatu vot perbelanjaan.

2.3 Maksud Perbelanjaan Apa-apa kebenaran atau kuasa yang diberi oleh Parlimen yang menyatakan amaun dan maksud-maksud bagi mana perbelanjaan boleh dilakukan semasa tahun kewangan.

2.4 Objek Perbelanjaan Suatu penjenisan perbelanjaan berbagai mengikut S.O.D.O.

2.5 Pegawai Pengawal Pegawai yang dilantik oleh Menteri Kewangan atau Menteri Besar atau Ketua Menteri di bawah Seksyen 15A Akta Tatacara Kewangan 1957 (Akta 61) bagi setiap tujuan perbelanjaan yang diperuntukkan bagi mana-mana tahun kewangan dalam anggaran, bagi mengawal, tertakluk kepada sebarang arahan yang ditujukan oleh pihak penguatkuasa kewangan, perbelanjaan yang dikuatkuasakan di bawah tujuan itu, dan termasuk semua tanggungjawab Pegawai Perakaunan.

2.6 Pemegang Waran Sesiapa yang diberi kuasa dan dinamakan di dalam sesuatu waran untuk mengawal peruntukan yang dinyatakan di dalam waran tersebut.

2.7 Penyata Satu senarai yang disediakan oleh pemegang waran Perbelanjaan Bulanan peruntukan atau pemegang waran peruntukan kecil yang menunjukkan perbelanjaan yang dibuat olehnya dalam sesuatu tempoh masa.

2.8 Perbelanjaan Apa-apa bayaran yang dibuat untuk bekalan barang-barang, perkhidmatan yang diberi atau kerja-kerja yang dijalankan.

2.9 Peruntukan Amaun yang dibenarkan untuk dibelanjakan dalam tahun kewangan berkenaan.

2.10 S.O.D.O Singkatan untuk Objek Sebagai/Objek Lanjut (Standard Object/ Detailed Object).

2.11 Tanggungan Apa-apa bayaran yang perlu dilakukan dari segi undang-undang oleh mana-mana Kementerian/ Jabatan selepas sesuatu pesanan dibuat, kontrak ditandatangani dan urusniaga seumpamanya dilaksanakan dalam sesuatu tempoh masa, yang mengkehendaki bayarannya di dalam tahun kewangan yang sama atau pada suatu masa hadapan.

2.12 Vot-Masuk-Akaun Sesuatu amaun perbelanjaan yang dinyatakan di dalam Anggaran dan boleh dipertanggungkan walaupun Undang-undang Perbekalan belum sempat diluluskan pada awal tahun kewangan.

2.13 Waran Satu kebenaran bertulis untuk membelanjakan wang awam.

3. TATACARA PENYENGGARAAN BUKU VOT

1. Definisi Buku Vot

Buku Vot adalah satu rekod kewangan yang perlu disimpan oleh Kementerian/Jabatan mengikut kehendak Arahan Perbendaharaan (AP) 95 untuk mencatat perbelanjaan, tanggungan dan perubahan-perubahan kepada peruntukan.

2. Tujuan Buku Vot

3.2.1 Mengawal dan memastikan bahawa perbelanjaan dan tanggungan tidak melebihi peruntukan yang diluluskan.

3.2.2 Sebagai suatu punca maklumat untuk menyediakan laporan-laporan berkenaan dengan perbelanjaan, tanggungan dan baki peruntukan.

Contoh format Buku Vot manual adalah seperti di Lampiran 1.

3. Format Buku Vot

3.3.1 Setiap Buku Vot terdiri daripada dua muka surat iaitu muka surat “di sebelah kiri” dan muka surat “di sebelah kanan” seperti di Lampiran 2.

3.3.2 Buku Vot boleh dibahagikan kepada tiga bahagian seperti berikut:

(a) Bahagian I dan II di muka surat atas “di sebelah kiri” bertujuan untuk merekod maklumat berkenaan dengan vot dan peruntukan seperti di dalam Anggaran.

(b) Bahagian II di muka surat atas “di sebelah kanan” bertujuan untuk merekod maklumat berkenaan dengan bahagian peruntukan yang diluluskan untuk dibelanja.

(c) Bahagian III yang merentasi muka surat “di sebelah kiri” dan “di sebelah kanan” dengan sebelas (11) ruangannya bertujuan untuk mencatat maklumat terperinci berkenaan dengan setiap urusniaga yang direkodkan.

4. Penyenggaraan Buku Vot

3.4.1 Peruntukan adalah diberi mengikut Maksud Perbelanjaan yang berlainan jenis seperti berikut :-

(a) Perbelanjaan Mengurus yang dikenali sebagai Vot ‘B’ (Bekalan) dan Vot ‘T’ (Tanggungan) di dalam Anggaran.

(b) Perbelanjaan Pembangunan yang dilkenali sebagai Vot ‘P’ di dalam Anggaran.

3.4.2 Di bawah setiap vot, peruntukan adalah dibahagikan mengikut program/aktiviti atau projek. Peruntukan di bawah setiap program/aktiviti atau projek pula adalah diagihkan mengikut objek perbelanjaan seperti yang ditunjukkan di rajah di bawah:

3.4.3 Bagi tujuan mengawal peruntukan yang diagihkan, Buku Vot hendaklah disenggara seperti berikut:

(a) Setiap Vot (B, T dan P) perlu mempunyai Buku Vot masing-masing.

(b) Setiap vot diasing-asingkan walaupun disimpan di dalam Buku Vot yang sama jika tidak banyak memakai ruang.

(c) Di bawah setiap Vot disimpan secara berasingan setiap program/ aktiviti atau projek.

(d) Di bawah setiap program/ aktiviti atau projek disimpan secara berasingan setiap objek perbelanjaan (Objek Sebagai).

(e) Setiap muka surat Buku Vot hendaklah diberi nombor mengikut siri dan bilangan muka surat secukupnya serta disediakan untuk setiap objek perbelanjaan. Satu indeks rujukan kepada muka surat berkaitan untuk setiap objek perbelanjaan di bawah sesuatu program/ aktiviti hendaklah disediakan di dalam Buku Vot supaya mudah dirujuk.

Contoh adalah seperti berikut:

| | |
|Objek Sebagai |No. Muka Surat |
|Perkhidmatan sokongan | |
|11000 | 1 – 10 |
|12000 | 11-15 |
|Penyelidikan dan Pembangunan | |
| 11000 | 51-55 |
| 12000 | 56-60 |

5. Tanggungjawab Pegawai Yang Memperaku Waran Dan Baucar

Setiap pegawai yang bertanggungjawab menerima dan mengeluarkan waran, memperaku baucar untuk bayaran dan jurnal untuk pelarasan hendaklah menyemak supaya catatan yang dibuat dalam buku vot itu tepat sebelum menandatangan ringkas catatan tersebut. Bagi Buku Vot Elektronik, Pegawai penyemak hendaklah sekurang-kurangnya gred 41 ke atas atau pegawai yang terkanan di pejabat berkenaan dengan mencatatkan nama dan jawatan.

6. Cara Merekod Urusniaga Di Dalam Buku Vot

3.6.1 Contoh-contoh catatan dilakukan adalah seperti di Lampiran 3. Setiap catatan ini juga ditunjuk secara terperinci di Lampiran 3 (a-i) iaitu berkaitan :

(a) Penerimaan Peruntukan (i) Waran Peruntukan Asal (ii) Waran Peruntukan Tambahan

(b) Pengurangan peruntukan (i) Notis Penyekatan Peruntukan (ii) Waran tarik balik

(c) Peruntukan Kecil

Sesuatu peruntukan kecil yang diberi kepada mana-mana Pemegang Peruntukan Kecil hendaklah dianggap sebagai suatu urusniaga debit oleh Pemegang Waran Peruntukan.

(d) Pindah Peruntukan (Viremen)

(i) Viremen ialah satu proses pemindahan peruntukan dari satu objek perbelanjaan kepada satu objek perbelanjaan yang lain atau pemindahan dari satu program/aktiviti kepada satu program/aktiviti yang lain di bawah satu vot yang sama.

(ii) Terdapat dua (2) aspek berkaitan dengan proses merekod sesuatu viremen seperti berikut:

• Objek perbelanjaan atau program/aktiviti dari mana peruntukan dikeluarkan adalah direkod sebagai “viremen keluar”.

• Objek perbelanjaan atau program/aktiviti kepada mana peruntukan diberi adalah direkod sebagai “viremen masuk”.

Contoh catatan urusniaga (a) hingga (d) adalah seperti di Lampiran 3(a).

(e) Tanggungan Untuk Perbelanjaan [Lampiran 3 (b), 3(b)(i) dan 3(b)(ii)]

(i) Apabila sesuatu pesanan tempatan dikeluarkan (seperti inden kerja, inden petrol dan waran perjalanan) atau sesuatu kontrak/perjanjian/surat kebenaran ditandatangani untuk pembekalan barang-barang dan perkhidmatan pada masa hadapan di dalam tahun kewangan yang sama, urusniaga ini akan direkodkan sebagai satu tanggungan di dalam Buku Vot.

(ii) Konsep tanggungan bertujuan untuk merekodkan segala tanggungan yang dikenakan dalam tahun kewangan semasa supaya pemegang peruntukan dapat mengetahui baki peruntukan semasa sebelum komitmen lain dibuat olehnya.

(iii) Bagi kontrak/perjanjian yang berkuatkuasa lebih daripada setahun, amaun tanggungan yang direkod ke dalam Buku Vot hendaklah dihadkan kepada amaun yang berkaitan dengan tahun semasa itu sahaja.

(f) Membatalkan Tanggungan [Lampiran 3) (c)]

(i) Berlaku apabila sesuatu pesanan telah dikeluarkan atau kontrak/perjanjian/surat kebenaran yang telah ditandatangani dan kemudiannya telah dibatalkan. Oleh itu catatan yang dimasukkan terlebih dahulu sebagai tanggungan di dalam Buku Vot hendaklah diselaraskan.

(g) Perbelanjaan [Lampiran 3 (d)]

(i) Biasanya setiap keperluan perkhidmatan atau barangan bagi agensi diuruskan melalui pesanan tempatan. Tanggungan ini akan direkodkan setiap kali pesanan dikeluarkan.

(ii) Bentuk catatan yang berlainan mungkin perlu dibuat apabila baucar bayaran atau jurnal pelarasan disediakan untuk menjelaskan tanggungan, bergantung kepada keadaan berikut :

• Bayaran sama dengan amaun tanggungan yang dicatatkan dahulu. • Bayaran melebihi tanggungan yang dicatatkan dahulu. • Bayaran kurang daripada tanggungan yang dicatatkan dahulu. • Pembayaran sebahagian.

• Amaun tanggungan belum selesai ini hendaklah dibandingkan dengan amaun bayaran terakhir dan direkodkan ke dalam Buku Vot.

(h) Kredit Perbelanjaan

(i) Bayaran perbelanjaan yang diterima balik adalah dianggap sebagai kredit perbelanjaan. Sesuatu kredit perbelanjaan mungkin memerlukan ataupun tidak memerlukan apa-apa bayaran pada suatu masa hadapan dan catatan ke dalam Buku Vot adalah berbeza bergantung kepada setiap keadaan.

(ii) Tindakan yang perlu dilaksanakan bagi kredit perbelanjaan yang memerlukan bayaran balik pada masa hadapan seperti berikut:

• PTJ tidak perlu merekodkan ke dalam Buku Vot apabila cek diterima untuk dibatalkan.

• Pejabat Perakaunan hendaklah mengkreditkan cek atau pindahan dana elektronik terbatal ke dalam akaun amanah khas iaitu Akaun Deposit Pelarasan Cek Terbatal atau Akaun Pindahan Dana Elektronik Terbatal seperti yang diterangkan pada AP 118.

(iii) Tindakan yang perlu dilaksanakan oleh PTJ bagi kredit perbelanjaan yang tidak memerlukan bayaran balik pada masa hadapan seperti di Lampiran 3 (e).

(i) Pembayaran Dalam Tempoh Akaun Kena Bayar (AKB)

Semua pembayaran untuk bekalan atau perkhidmatan yang diterima sehingga 31 Disember tahun kewangan sebelumnya hendaklah dibuat dalam bulan Januari tahun berikutnya iaitu dalam tempoh Akaun Kena Bayar (AKB) dan diakaunkan sebagai perbelanjaan tahun sebelumnya.

(j) Catatan Pelarasan [Lampiran 3 (f)]

(i) Jika terdapat sebarang kesilapan semasa merekod butir-butir atau amaun ke dalam Buku Vot, catatan yang tersalah rekod ini hendaklah digariskan dengan dakwat dan digantikan dengan satu catatan baru dengan dakwat merah serta ditandatangan ringkas.

(ii) Semua catatan di dalam Buku Vot tidak boleh dipadam sama ada dengan menggunakan pemadam getah atau apa-apa jenis pemadam.

(iii) Catatan pelarasan adalah catatan yang dibuat kerana tertinggal catatan atau kesalahan catatan. Catatan pelarasan hendaklah dibuat seperti berikut:

• Catatan yang tertinggal hendaklah direkodkan mengikut tatacara biasa seperti catatan untuk penerimaan atau pengurangan peruntukan, viremen, perbelanjaan, tanggungan dan sebagainya.

• Catatan yang salah hendaklah dibetulkan dengan membuat dua (2) catatan. Catatan pertama untuk membatalkan catatan yang salah dan catatan kedua adalah untuk merekodkan catatan yang betul.

• Contoh kesalahan dan catatan pembetulannya adalah seperti berikut:

o Satu catatan “perbelanjaan” yang salah perlu dibatalkan oleh satu catatan “Kredit Perbelanjaan” dan sebaliknya.

o Satu catatan “melakukan tanggungan” yang salah perlu dibatalkan oleh satu catatan “membatalkan tanggungan” dan sebaliknya.

o Satu catatan “penerimaan peruntukan” yang silap perlu dibatalkan oleh satu catatan “pengurangan peruntukan” dan sebaliknya.

o Satu catatan “viremen keluar” yang silap perlu dibatalkan oleh satu catatan “viremen masuk” dan sebaliknya.

• Merekod catatan yang betul

Setelah catatan pembatalan telah dilakukan, catatan kedua yang menunjukkan butir-butir catatan yang betul hendaklah direkodkan ke dalam Buku Vot.

3.6.2 Mengemaskini Buku Vot melalui Penyata Perbelanjaan Bulanan

(a) Setiap Pegawai Pengawal/Pemegang Waran Peruntukan/ Pemegang Waran Peruntukan Kecil hendaklah mengakaunkan semua peruntukan di bawah kawalan mereka (termasuk yang diperuntukkan kepada PTJ).

(b) Pengawal/Pemegang Waran Peruntukan boleh memindahkan peruntukan menerusi waran sebahagian daripada peruntukan di bawah kawalannya untuk digunakan oleh PTJ lain.

(c) Pengawal/Pemegang Waran Peruntukan hendaklah mengakaunkan ke dalam Buku Vot mereka perbelanjaan yang dilakukan oleh PTJ lain. Untuk membolehkan perbelanjaan tersebut diakaunkan, Pegawai Pengawal/Pegawai Pemegang Waran Peruntukan hendaklah meminta PTJ lain tersebut mengemukakan penyata perbelanjaan bulanan pada setiap akhir bulan.

(d) Contoh merekodkan waran peruntukan yang dikeluarkan ke dalam akaun vot berasingan, mengemaskini Buku Vot menerusi Penyata Perbelanjaan Bulanan dan merekodkan baki peruntukan ditarik balik adalah seperti di Lampiran 3 (g). 3.6.3 Catatan Penutup [Lampiran 3 (h-i)]

(a) Disebabkan oleh amalan perakaunan tunai ubahsuai (modified cash accounting), catatan penutup untuk satu tahun biasanya dibuat pada 31 Januari tahun berikutnya.

(b) Pegawai Pengawal/Pemegang Waran Peruntukan boleh menarik balik baki peruntukan. Sekiranya Baki Peruntukan ditarik balik, waran dikeluarkan dan direkodkan ke dalam Buku Vot Pegawai Pengawal/ Pemegang Waran Peruntukan.

(c) Apa-apa tanggungan yang belum selesai bagi tahun tersebut selepas catatan di atas dan catatan pelarasan dibuat, hendaklah di bawa ke tahun berikutnya dengan menanda selesai butiran tanggungan di dalam Buku Vot tahun lama dan merekod setiap butiran tanggungan belum selesai tersebut ke dalam Buku Vot tahun baru.

3.6.4 Ringkasan Catatan

(a) Secara ringkas catatan-catatan di dalam Buku Vot boleh dibahagikan kepada:
|Debit |Kredit |Tidak Melibatkan Debit/Kredit |
|Pengurangan peruntukan |Penerimaan peruntukan |Melakukan tanggungan |
|Peruntukan kecil keluar |Peruntukan kecil masuk |Melakukan tanggungan |
|Viremen keluar |Viremen masuk |Catatan tanggungan dibawa |
| | |kehadapan |
| |Kredit perbelanjaan |Catatan pelarasan |
|Perbelanjaan | | |
|Notis penyekatan peruntukan |Catatan pelarasan | |
| | | |
|Catatan pelarasan | | |

(b) Menyemak Ketepatan

(i) Buku Vot mempunyai satu formula menyemak sendiri. Baki bagi tiga (3) ruangan terakhir di Bahagian III Buku vot iaitu ”Tanggungan Belum Selesai” [ruangan (9)], “Perbelanjaan Bersih” [ruangan (10)], dan “Baki Masih Ada”, [ruangan (11)], apabila dijumlahkan hendaklah sama dengan baki terakhir “Jumlah hingga tarikh” (jumlah peruntukan) di Bahagian II muka surat atas “di sebelah kanan”.

(ii) Pegawai yang bertanggungjawab hendaklah memeriksa dari semasa ke semasa untuk memastikan bahawa semua kiraan tambah dan tolak serta catatan-catatan amaun telah dibuat dengan tepat.

4. TATACARA PENYESUAIAN BUKU VOT

1. Penyesuaian Buku Vot

Penyesuaian Buku Vot adalah satu proses untuk menyemak ketepatan semua bayaran dan pungutan yang direkod di dalam sesuatu Laporan Terperinci Perbelanjaan dengan Buku Vot bagi bulan berkenaan dan bulan sebelumnya. Penyesuaian ini bertujuan:

4.1.1 Mengesahkan perbelanjaan yang ditunjukkan di dalam laporan tersebut adalah benar

4.1.2 Menunjukkan sebarang perbezaan rekod antara Buku Vot dan Laporan Terperinci Perbelanjaan.

2. Penyata Penyesuaian

Penyata Penyesuaian adalah satu laporan yang disediakan oleh pemegang waran untuk menunjukkan dan menjelaskan perbezaan yang didapati di antara Laporan Terperinci Perbelanjaan dan Buku Vot. Penyata Penyesuaian hendaklah disediakan secara berasingan bagi setiap objek perbelanjaan di bawah setiap Program/Aktiviti atau Projek.

3. Laporan Terperinci Perbelanjaan

Laporan Terperinci Perbelanjaan adalah satu rekod yang disediakan oleh JANM atau Jabatan Mengakaun Sendiri (JMS) yang menyenaraikan semua bayaran dan pungutan yang dibuat oleh Kementerian/Jabatan.

4.3.1 Laporan Terperinci Perbelanjaan merangkumi Laporan Terperinci untuk ketiga-tiga vot perbelanjaan dan Laporan Terperinci Amanah seperti berikut:

(a) Laporan C230 – Laporan Terperinci Perbelanjaan Vot Tertanggung

(b) Laporan C231B – Laporan Terperinci Perbelanjaan Vot Bekalan ……. (Tahun)

(c) Laporan C232P – Laporan Terperinci Perbelanjaan Vot Pembangunan ……. (Tahun)

* berdasarkan kepada sistem perakaunan pada masa ini.

Sebagai contoh format Laporan C231 Laporan Terperinci Perbelanjaan Vot Bekalan 2012 seperti di Lampiran 4.

4. Sebab Perbezaan Di Antara Buku Vot Dan Laporan Terperinci Perbelanjaan.

4.4.1 Kaedah catatan yang berbeza

Buku Vot adalah disediakan untuk merekod semua penerimaan, pembayaran dan tanggungan. Laporan Terperinci Perbelanjaan adalah disediakan untuk merekod penerimaan tunai dan pembayaran yang dilakukan sahaja . Perbezaan asas seperti yang dijelaskan ini telah mengakibatkan perbezaan di antara baki peruntukan yang masih ada pada kedua - dua rekod yang berkenaan.

4.4.2 Perbezaan dan kesilapan catatan

(a) Catatan - catatan di Buku Vot yang tidak terdapat di Laporan Terperinci Perbelanjaan

(i) Bayaran direkodkan di dalam Buku Vot pada masa baucar bayaran disediakan tetapi belum direkodkan di Laporan Terperinci Perbelanjaan kerana perbezaan masa bayaran dibuat oleh Pejabat Perakaunan.

(ii) Salah catatan dalam Buku Vot di mana catatan untuk sesuatu objek perbelanjaan, program/aktiviti, projek atau akaun amanah mungkin tersalah catat di bawah objek perbelanjaan, Program/Aktiviti atau projek yang lain.

(iii) Salah catatan mengenakan sesuatu perbelanjaan kepada objek perbelanjaan, Program/Aktiviti, projek atau akaun amanah lain atau tersilap mengenakan perbelanjaan agensi lain oleh Pejabat Perakaunan.

(b) Catatan di Laporan Terperinci Perbelanjaan yang tidak terdapat di Buku Vot

(i) Bayaran bagi agensi yang dibuat secara langsung oleh Pejabat Perakaunan tetapi masih belum direkodkan di dalam Buku Vot agensi kerana agensi berkenaan belum lagi diberitahu tentang pembayaran itu. Contohnya bayaran yang dibuat melalui sistem bayaran pukal, pembayaran gaji atau catatan jurnal.

(ii) Salah catatan mengenakan sesuatu perbelanjaan kepada objek perbelanjaan, Program/Aktiviti, projek atau akaun amanah lain atau tersilap mengenakan perbelanjaan agensi lain oleh Pejabat Perakaunan.

(iii) Perbelanjaan tidak dicatat dalam Buku Vot tetapi baucar bayaran dikemukakan kepada Pejabat Perakaunan.

5. Kepentingan Penyesuaian Buku Vot

4.5.1 Mengesan bayaran yang tidak dibenarkan seperti baucar bayaran yang tidak sah/palsu.

4.5.2 Kesilapan mengakaun pada peringkat Pejabat Perakaunan atau peringkat agensi dapat dikesan bagi memastikan semua perbelanjaan direkodkan dengan betul dan lengkap ke dalam Buku Vot dan Laporan Terperinci Perbelanjaan serta semua peruntukan, perbelanjaan dan tanggungan dapat dikawal dan diuruskan dengan berkesan.

4.5.3 Laporan pengurusan ke atas peruntukan, perbelanjaan dan tanggungan yang disediakan daripada Buku Vot oleh agensi adalah tepat dan lengkap untuk membantu proses membuat keputusan oleh agensi dan Perbendaharaan.

4.5.4 Penyata Kewangan yang disediakan oleh JANM menggambarkan perbelanjaan Kerajaan dengan tepat dan lengkap.

6. Format Penyata Penyesuaian

4.6.1 Penyata Penyesuaian (Format A) hendaklah dilampirkan dengan dokumen sokongan iaitu:

(a) Format A1 - Senarai baucar yang belum dibayar oleh Pejabat Pembayar.

(b) Format A2 - Senarai catatan di Buku Vot yang tidak terdapat di Laporan Terperinci Perbelanjaan.

(c) Format A3 - Senarai catatan di Laporan Terperinci Perbelanjaan yang tidak terdapat di Buku Vot.

4.6.2 Contoh Format A, A1, A2, dan A3 untuk Vot Perbelanjaan Mengurus ditunjukkan di Lampiran 5 (a-d). Format tersebut boleh juga digunakan untuk penyesuaian perbelanjaan pembangunan.

7. Prosedur Dan Tatacara Penyesuaian Buku Vot

4.7.1 Penyesuaian Buku Vot hendaklah dibuat mengikut tatacara berikut:

(a) Menyemak Laporan Terperinci Perbelanjaan dengan Buku Vot

(i) Semak catatan di dalam Laporan Terperinci Perbelanjaan dengan catatan yang terdapat di bawah ruangan (6) “Debit” dan ruangan (7) “Kredit” Buku Vot bagi bulan berkenaan dan sebelumnya.

(ii) Sekiranya baki peruntukan dan catatan yang ditunjukkan dalam kedua-dua rekod adalah sama, Laporan Terperinci Perbelanjaan boleh disahkan betul. Jika tidak, penyata penyesuaian Vot hendaklah disediakan mengikut tatacara seperti di para (b) sehingga (e) di bawah.

(b) Semak catatan yang hanya terdapat di satu set rekod sama ada di dalam Laporan Terperinci Perbelanjaan atau di dalam Buku Vot bagi bulan yang berkenaan dan sebelumnya. Semak urusniaga bayaran yang tidak dibenarkan, catatan salah atau catatan yang tertinggal.

(c) Laporkan kepada Pejabat Perakaunan dengan segera bagi urusniaga bayaran yang tidak dibenarkan.

(d) Sediakan Penyata Penyesuaian Vot

(i) Catatan yang tiada di dalam Laporan Terperinci Perbelanjaan dan di bawah ruangan “Debit” dan “Kredit” Buku Vot bagi bulan berkenaan dan bulan sebelumnya hendaklah dimasukkan ke dalam penyata penyesuaian vot seperti berikut:

• Catatan di Format A Masukkan baki peruntukan yang masih ada seperti Laporan Terperinci Perbelanjaan.

o Catatan di Format A1 Senaraikan baucar yang belum dibayar oleh Pejabat Perakaunan baucar bagi bulan berkenaan dan sebelumnya). Catatkan jumlah amaun keseluruhan baucar berkenaan ke dalam Format A.

o Catatan di Format A2 Senaraikan urusniaga “debit” dan “kredit” yang lain di Buku Vot yang tidak terdapat di Laporan Terperinci Perbelanjaan bagi bulan berkenaan dan sebelumnya (selain baucar bayaran) dan hanya jumlahnya dicatat ke dalam Format A di ruangan berkenaan.

• Tanggungan belum selesai di Buku Vot Masukkan amaun yang ditunjukkan di bawah ruangan “Tanggungan Belum Selesai” Buku Vot seperti pada akhir bulan berkenaan dan sebelumnya di Format A.

• Catatan di Format A3 Senaraikan urusniaga ‘debit’ dan “kredit” di Laporan Terperinci Perbelanjaan yang tidak terdapat di Buku Vot bulan berkenaan dan sebelumnya dan hanya jumlahnya dicatat ke dalam Format A di ruangan berkenaan.

(ii) Baki peruntukan masih ada seperti di Buku Vot

Amaun yang ditunjukkan di Format A (selepas semua penambahan dan pengurangan kepada baki peruntukan seperti di Laporan Terperinci Perbelanjaan) hendaklah bersamaan dengan baki peruntukan masih ada yang ditunjukkan di Buku Vot pada akhir bulan berkenaan. Jika baki Buku Vot tidak sama, buat semakan semula mengikut para (d).

(e) Merekod catatan pelarasan penyesuaian ke dalam Buku Vot

(i) Buku Vot hendaklah dikemaskini sekiranya terdapat sebarang kesalahan dan catatan yang tertinggal seperti berikut:

• Pembetulan kesalahan di Buku Vot

Sebarang kesalahan catatan di dalam Buku Vot hendaklah dikemaskini melalui catatan pelarasan bagi butiran yang sama seperti di Laporan Terperinci Perbelanjaan.

• Merekod catatan yang tertinggal daripada Buku Vot

Sebarang catatan yang tertinggal di dalam Buku Vot hendaklah direkodkan dengan segera ke dalam Buku Vot seperti berikut:

o Catatan kredit di Laporan Terperinci Perbelanjaan (contohnya pungutan gaji yang terlebih dibayar dalam tahun yang sama melalui potongan gaji dan sebagainya) hendaklah direkodkan ke dalam Buku Vot melalui catatan pelarasan.

o Catatan debit di Laporan Terperinci Perbelanjaan (contohnya pelarasan jurnal gaji dan pukal) hendaklah direkodkan ke dalam Buku Vot melalui catatan pelarasan. Sekiranya catatan debit ini tidak dapat disahkan, urusniaga ini tidak boleh direkodkan ke dalam Buku Vot dan maklumkan Pejabat Perakaunan dengan segera untuk mendapat penjelasan.

(f) Contoh Penyenggaraan Dan Penyesuaian Buku Vot

Contoh lengkap mengenai penyenggaraan dan penyesuaian Buku Vot ditunjukkan dengan terperinci seperti di Lampiran 6 (a-k).

8. Penyerahan Penyata Penyesuaian

4.8.1 Pengeluaran Laporan Terperinci Perbelanjaan

Pejabat Perakaunan hendaklah memastikan Laporan Terperinci Perbelanjaan dikeluarkan tidak lewat daripada 10 haribulan bulan berikutnya. PTJ hendaklah memastikan laporan tersebut diperolehi dan dicetak dalam tempoh tersebut.

4.8.2 Penyerahan Penyata Penyesuaian

Semua penyata penyesuaian dan dokumen sokongan hendaklah ditandatangani oleh pegawai yang bertanggungjawab dan dikemukakan kepada JANM sebelum 20 haribulan bulan berikutnya.

-----------------------
Vot ‘P’

Vot ‘B’

Vot ‘T’

Projek

Program/ Aktiviti

Objek Perbelanjaan S.O.D.O

Bayaran-bayaran yang telah dibuat

-

Jumlah tanggungan tahun semasa

=

Tanggungan belum selesai

=

Jumlah Hingga Tarikh (Jumlah Peruntukan)

Tanggungan Belum Selesai

+

Perbelanjaan Bersih

+

Baki Masih Ada…...

Similar Documents

Premium Essay

Accounting

...The Accounting Information System http://edugen.wileyplus.com/edugen/courses/crs6348/kieso978... Print this page CHAPTER 3 The Accounting Information System LEARNING OBJECTIVES After studying this chapter, you should be able to: 1. Understand basic accounting terminology. 2. Explain double-entry rules. 3. Identify steps in the accounting cycle. 4. Record transactions in journals, post to ledger accounts, and prepare a trial balance. 5. Explain the reasons for preparing adjusting entries. 6. Prepare financial statements from the adjusted trial balance. 7. Prepare closing entries. 8. Differentiate the cash basis of accounting from the accrual basis of accounting. 9. Identify adjusting entries that may be reversed. 10. Prepare a 10-column worksheet. 11. Apply IFRS to the accounting information system. Needed: a Reliable Information System Maintaining a set of accounting records is not optional. Regulators require that businesses prepare and retain a set of records and documents that can be audited. The U.S. Foreign Corrupt Practices Act, for example, requires public companies to “… make and keep books, records, and accounts, which, in reasonable detail, accurately and fairly reflect the transactions and dispositions of the assets. …” But beyond these two reasons, a company that fails to keep an accurate record of its business transactions may lose revenue and is more likely to operate inefficiently. One reason accurate records are not provided is because of......

Words: 929 - Pages: 4

Premium Essay

Accounting

...and resources most accountancy students fail because “accounting assignments/problems are very time consuming and sometimes not easy to understand” (Francisco Vazquez, 2012). And those students don’t want their minds to explode and waste their time to come up with an answer or solution that they choose to play video games or surf the net than answering their math question/s. And these are also some habits why most accountancy students fail: 1. Not Attending Class 2. Not Doing Assignments 3. Not Taking Notes 4. Relying on Other Students 5. Not Managing Time Well 6. Procrastinating / Doing Last Minute Work 7. Not Following Instructions or Directions 8. Not Participating in Class 9. Mind-Blocking / Negative Thinking 10. Blaming Your Teacher And these are some explanation for some habits why most accountancy students fail based from the opinion of the author. 1. Not Attending Class. This one can really get my goat. I mean, the subject is not really that easy (especially if this is the first time you’re taking accounting, it’s almost like a foreign language to you) and if you don’t attend it, what will you really learn? Nothing beats attending class religiously to hear and see everything firsthand. 2. Not Doing Assignments. Now this they do all the time. As if they can pass if they don’t do their assignments. Personally, I think the only way to get good results from an accounting subject is to do the exercises and assignments......

Words: 3063 - Pages: 13

Premium Essay

Accounting

... | | |Principles of Accounting II | Copyright © 2011 by University of Phoenix. All rights reserved. Course Description This course introduces accounting concepts in a business environment. Students learn to create and apply accounting documents in making better business decisions. Other topics include plant assets, liabilities, accounting for corporations, investments, statements of cash flows, financial statement analysis, time value of money, payroll accounting, and other significant liabilities. Policies Faculty and students/learners will be held responsible for understanding and adhering to all policies contained within the following two documents: University policies: You must be logged into the student website to view this document. Instructor policies: This document is posted in the Course Materials forum. University policies are subject to change. Be sure to read the policies at the beginning of each class. Policies may be slightly different depending on the modality in which you attend class. If you have recently changed modalities, read the policies governing your current class modality. Course Materials Weygandt, J. J., Kimmel, P. D., & Kieso, D. E. (2010). Financial accounting (7th ed.). Hoboken, NJ: John Wiley & Sons. All electronic materials are available on the student......

Words: 1761 - Pages: 8

Premium Essay

Accounting

...Comprehensive income can be calculated by summing the net income and other comprehensive income. Other comprehensive income is basically the net effect of accounting transactions, which sidestep the income statement and are identified directly in equity. Examples for such other comprehensive income are gains/losses on available for sale securities, unrecognized actuarial gains/losses, change in revaluation surplus, etc. Accumulated other comprehensive income is the accumulated change in equity (gains/losses) since the start of business due to accounting transactions that are directly accounted for in equity. The general purpose of the statement of comprehensive income helps financial statement users evaluate the past financial performance of a company and provides them a basis for predicting future performances. Financial statement users need this information to assess potential changes in the entities economic resources and its ability to generate cash from those resources. Financial statement users can also use this information to evaluate how any additional resources might be effectively used. This statement requires all income statement items to be reported either as a regular item in the income statement or a special item as other comprehensive income. Income is defined as increases in economic benefits during the accounting period in the form of inflows or enhancements of assets or decreases of liabilities that result in increases in equity, other than those relating......

Words: 1890 - Pages: 8

Premium Essay

Accounting

...Accrual Basis Of Accounting Over Cash Basis This paper will analyze accounting cash basis and accrual basis. It will also show how they are different.Cash-basis accounting is known to record all transactions. Now when cash tends in changing which means when revenue is received in paying out by the company. A payment or a cash receipt may be in a form of, credit card or even electronic transfer which that item is then paid.Cash basis is mainly used by a smaller businesses in which a creditor may want to understand the financial statements in a easier way. The way cash basis gets used is when a creditor wants to understand if they profit or loss in that company and accuracy of statements if something they don't worry about. When the cash is payment the revenue gets recorded but when it is received then after the expenses follow. Accrual basis accountings known when the revenue is earned, and expenses accrued. In accrual accounting, even if there's no cash changes you must then record all occurred transactions in the book. Like for instance, if one decides to sell on store credit, your transaction must be recorded right then and input it in an accounts receivable account until that payments gets received. Or if you decide to buy good on credit, you have to then right after input that transaction in a accounts payable until that cash is paid out.Accrual basis accounting is known to be used by the large businesses in the United States, and even in some t......

Words: 410 - Pages: 2

Premium Essay

Accounting

...WHAT IS ACCOUNTING? Identify Communicate What is the purpose of accounting ? Measure Record 9 3 8/13/2014 WHAT IS ACCOUNTING?  Accounting information is important because it…  Assists decision making  Provides information about the past, present and future performance of an entity  Measures business activity 10 WHO USES ACCOUNTING DATA? Internal users External users  Managers who plan,  Investors who make organise and run the decisions to buy, hold or business sell shares  e.g., marketing  Creditors who evaluate managers, production risks of giving credit and supervisors, chief lending money financial officers, other  e.g., suppliers, bankers employees  Government and regulatory bodies  e.g., ATO, ASIC 11 GENERALLY ACCEPTED ACCOUNTING PRINCIPLES (GAAP) In order to measure, process and communicate financial information, accountants follow rules, principles and standards.  These rules, principles and standards are set by      International Accounting Standards Board (IASB) Australian Accounting Standards Board (AASB) Financial Reporting Council (FRC) Australian Securities & Investment Commission (ASIC) 12 4 8/13/2014 SOME PRINCIPLES AND ASSUMPTIONS Time period •Economic information can be captured and communicated over short periods of time Monetary unit assumption •Only data that can be expressed in terms of money is included in the accounting records Economic entity assumption •Can be......

Words: 1330 - Pages: 6

Premium Essay

Accounting

...Management Accounting IEX Prof. Dr. Michael Lederer . Dr © Copyright : Prof. Dr. Michael Lederer Hochschule Furtwangen – Furtwangen University © Copyright : Prof. Dr. Michael Lederer Page 1 Contents overview management accounting A. Introduction and basic concepts A.1 Cost terms A.2. Costing systems and cost allocation A.3 Cost-volume-profit analysis A.4 Operations accounting 5 11 26 63 78 B. The budgeting process B.1 Budgeting B.2 Variance analysis © Copyright : Prof. Dr. Michael Lederer 87 88 114 C. Relevant cost and decision making 136 D. Marketing and pricing decisions 157 © Copyright : Prof. Dr. Michael Lederer Page 2 Recommended literature • • • • • • • • • • Horngren/Datar/Rajan: Cost Accounting. A Managerial Emphasis, Pearson Global Edition Collier: Accounting for Managers, Wiley Horngren/Bhimani/Datar/Foster: Management and Cost Accounting. FT Prentice Hall Atrill & McLaney: Management Accounting for Decision Makers, Pearson Davis/Davis: Managerial Accounting. Wiley Cooke: The McGraw-Hill 36-Hour course in Finance for Non-Financial Managers. McGraw-Hill Bragg: Controller’s Guide to Planning and Controlling Operations. Wiley Roehl-Anderson, Bragg: Controllership - The Work of the Management Accountant. Wiley Blocher/Chen/Lin: Cost Management - A strategic emphasis, McGraw-Hill Professional Dictionary, Accounting; Tax; Banking; German-English/English-German, Schäffer© Copyright : Prof. Dr. Michael Lederer......

Words: 9677 - Pages: 39

Premium Essay

Accounting

... AN OVERVIW OF CREATIVE ACCOUNTING AND WINDOW DRESSING Introduction: Every organization is expected to operate within the confinement of best practices or core competence at least, which has tendency of leading them to distinctive competence or exceptional practice. Since business operations center basically on finance, firms therefore take the accounting records of their organizations very serious as it determines their stay in industry or extinction from the market (business operations). It is for the purpose of staying in business that firms have devised means to do so. It is necessary therefore to state that firms either do so legally or some do so illegally. This thus, brings one to the concept of creative accounting and window dressing. THE CONCEPT OF CREATIVE ACCOUNTING AND WINDOW-DRESSING Creative Accounting Creative accounting, also called aggressive accounting, Hollywood accounting, earnings management, or cooking the books, is the manipulation of financial numbers, usually within the letter of the law and accounting standards, but very much against their spirit and certainly not providing the “true and fair” view of a company that accounts are supposed to. Creative accounting is almost aliened with tax avoidance. It is such that legal means are used to manipulate the accounts of a firm such that even though they are legal, they can present a false view about the firm’s financial statement. A typical aim of creative accounting will be to inflate profit figures.......

Words: 1289 - Pages: 6

Premium Essay

Accounting

...Accounting Practices Name: XXXXXXXX oooo Accounting I-ACC100 Professor XXXXXXXXX Date: XXXXXXXXX Accounting Practices The year is 2011, and this country has been nearly crippled financially with the corporate accounting scandals. One of the most famous is the scandal of Enron, Waste Management, WorldCom, Qwest Communications, Health South Corporation, and then the infamous Bernard L. Madoff Investment scandal. The Medoff Ponzi scheme robbed millions of hard working people of the savings. This is considered to be the largest investment fraud ever committed by one person. This all lead to the new and enhanced accounting standards which is called the Sarbanes-Oxley Act of 2002. Analyze the new or enhanced standards for all U.S. public company boards, management, and public accounting firms that the SOX required. The Sarbanes-Oxley Act of 2002 (Pub. L. No. 107-204, 116 Stat. 745) is also known as the Public Company Accounting Reform and Investor protection Act of 2002 and is simply referred to as SOX. This Federal law was passed in response to many corporate scandals which was mentioned in the abstract (Consulting, 2011). The public trust in accounting standards diminished, and everyone was pulling their money out of their investments which initiated the recession we are currently in. With the implementation of SOX the public is slowly regaining their trust on accounting practices, by simply knowing there is oversight. This wide ranging legislation has......

Words: 533 - Pages: 3

Free Essay

Accounting

...UNIVERSITY OF EDUCATION WINNEBA COLLEGE OF TECHNOLOGY EDUCATION KUMASI NAME : ASSEM GABRIEL AKROFI PROGRAMME : BSc (ACCOUNTING EDUCATION) LEVEL : 100 CLASS : B SUBJECT : ACCOUNTING COURSE CODE : ACC 111 NAME OF LECTURER : J.Y DWOMMOR INDEX NUMBER : 5151010092 QUESTION With the introduction of computer, accounting as an area of studying has out lead its importance because with two or three weeks of training, a computer programmer can prepare financial statement using computer application. A. What extend do you agree or disagree with this statement? B. In not less than two and less than five pages, write an essay on this issue. SOLUTION I disagree with the motion that a computer programmer can prepare financial statement on his own. To set the issue burning, let us consider who an accountant is and the role he or she performs in an organization as compared to a computer programmer. An accountant is anyone who monitors and records the flow of money through a business or an organization. He or she verify the accuracy of all monetary transactions and to make sure that all these are legal and follow correct guidelines. Accountants may choose to work private individuals and help them with their financial decisions, tax returns or other money related issues. The accountant practises accountancy and accounting which is the disclosure, measurement or provision of assurance about financial information which help investors, tax authorities,......

Words: 1379 - Pages: 6

Premium Essay

Accounting

...Cost & Management Accounting Reporting System -Necessity, Role & Control Framework: An Analysis Management & Cost Accounting Reporting Systems are interwoven in the management processes of all well managed organizations across the globe. The necessity of such reporting systems is going to increase in future as the market-place become highly competitive and organization functions become more complicated and inter-twined. This fact also brings to fore the necessity of a common control framework to monitor this system so that it can contribute effectively and efficiently to the pre-determined organizational goals. What is Cost & Management Accounting Reporting Systems? Cost Accounting Reporting System deals with the process of tracking, measuring, recording and classifying the appropriate allocation of expenditure (financial and non-financial) for the determination of the cost of product or service in an organization and for the presentation of suitably arranged data for the purpose of control and guidance of management ( Horngren et al, 2010). Costs are measured in terms of Direct Costs, Indirect Costs and Overhead / Absorbed Costs. Managers use cost accounting to support decision making to reduce a company's costs of products and services and improve its profitability. Management Accounting Reporting System is concerned with the process of identification, measurement, accumulation, analysis, preparation, interpretation and communication of financial and......

Words: 1912 - Pages: 8

Premium Essay

Accounting

...Accounting or accountancy is the measurement, processing and communication of financial information about economic entities.[1][2] The modern field was established by the Italian mathematician Luca Pacioli in 1494.[3] Accounting, which has been called the "language of business",[4] measures the results of an organization's economic activities and conveys this information to a variety of users, including investors, creditors, management, and regulators.[5] Practitioners of accounting are known as accountants. The terms 'accounting' and 'financial reporting' are often used as synonyms. Accounting can be divided into several fields including financial accounting, management accounting, auditing, and tax accounting.[6]Accounting information systems are designed to support accounting functions and related activities. Financial accounting focuses on the reporting of an organization's financial information, including the preparation of financial statements, to external users of the information, such as investors, regulators and suppliers;[7] and management accounting focuses on the measurement, analysis and reporting of information for internal use by management.[1][7] The recording of financial transactions, so that summaries of the financials may be presented in financial reports, is known as bookkeeping, of which double-entry bookkeeping is the most common system.[8] Accounting is facilitated by accounting organizations such as standard-setters, accounting firms and......

Words: 279 - Pages: 2

Premium Essay

Accounting

...The future of the accounting profession will be a period of increased change and continuous development. The industry will require new levels of business flexibility and competition will intensify because new industry entrants will outsource and automate accounting, audit, and tax professionals, especially for routine and lower-value services. Financial service companies, banks, software and Internet firms will soon offer an increasing amount of accounting and tax-related products and services. Outsourcing to lower-cost countries will also continue to grow in the future. India, for example, already attracts global accounting work and other countries are moving into this field. Seeing opportunity, the government has targeted accounting outsourcing as a growth industry. Globalization will require accounting professionals to master new skills, knowledge, and standards as a growing number of clients operate across borders. The U.S. Securities and Exchange Commission has issued a plan to require U.S. companies to issue financial statements to the International Financial Reporting Standards (IFRS) by 2015. This means that practitioners will be required to gain expertise in both the U.S. Generally Accepted Accounting Principles (GAAP) and IFRS reporting standards. In addition to the changes brought by IFRS, other legal requirements will continue to expand as governments at all levels increasingly require accounting professionals to help with agreements. Even accounting......

Words: 713 - Pages: 3

Premium Essay

Accounting

... THEORY OF ACCOUNTS ACCOUNTING CONCEPTS 1. Which of the following statements is/are true? I. Accounting is a service activity intended to fulfill a useful function in society II. Accounting involves the art of recording, classifying and summarizing transaction and events, and interpreting the results thereof. III. Accounting is an art but not a science IV. Accounting provides quantitative financial information intended to be useful in making economic decisions a. I, II, III, IV c. I, II, IV b. I, II, III d. II, III, IV 2. The branch of accounting concerned with the presentation of financial information primarily for use of third person outside of business enterprise. a. Financial Accounting c. Government Accounting b. Management Accounting d. All of the above 3. Accounting is an art because a. of the existence of a body knowledge governing accounting practice b. of accounting theory c. the necessity of applying creative skill and ability d. None of the above 4. Financial accounting is the branch of accounting that focuses on a. special purpose reports of financial position and results of operations b. financial statements c. the various need of statement users d. general purpose reports of financial position and results of operations 5. General-purpose information is a. not intended to satisfy the specialized needs of individual users. b. intended to satisfy the specialized needs of individual users c. not intended to satisfy the...

Words: 1052 - Pages: 5

Premium Essay

Accounting

...Pre-Test 1. Financial accounting is an information system that: tracks and records an organization's business transactions 2. Jeff Brown is the sole owner of Shoe Central, a small shoe shop. One day, he buys a used car for his personal use, and pays $2,000 from his checking account. The fact that this transaction has no effect on Shoe Central's financial accounts is an application of the: 3. Jeff Brown, owner of Shoe Central, a small shoe store, buys cleaning supplies for his store once every six months. The fact that his accountant writes off, or records as expenses, the full cost of the cleaning supplies when they are purchased, rather than each monthly accounting period as they are used, is an application of the: 4. Oliver Enterprises buys a new stamping machine for $10,000 at an auction held by a company in bankruptcy proceedings. The machine is a very good deal; Oliver would have paid about $12,000 to buy it in the open market. Which of the following statements best describes the application of the historical cost concept? 5. Tournas Sports receives a special order for 100 team jerseys. The customer pays the full amount, $2,000, at the time of the order. The jerseys will be delivered in two weeks. Choose the statement that best reflects the application of the revenue recognition concept at the time of the order: 6. On April 30, Jemison Engineering receives a special order for a swing set, to be delivered to the customer in a month's time. Jemison...

Words: 13926 - Pages: 56